營利事業實際發生呆帳損失，應依所得稅法第49條及營利事業所得稅查核準則（以下稱查核準則）第94條規定，按呆帳發生的原因，於實際發生年度沖抵備抵呆帳或認列呆帳損失。
依所得稅法第49條第5項及查核準則第94條規定，應收帳款、應收票據及各項欠款債權有下列情事之一者，得視為實際發生呆帳損失：(1)債務人倒閉、逃匿、重整、和解或破產之宣告，或其他原因，致債權之一部或全部不能收回者。(2)債權中有逾期兩年，經催收後，未經收取本金或利息者。營利事業有前述原因而發生呆帳損失時，應備齊查核準則第94條第6款至第8款規定之相關證明文件，於發生年度沖抵備抵呆帳，沖抵不足之餘額，列為當年度呆帳損失。
前揭所列呆帳損失發生的原因各有不同，故實際發生呆帳時，沖抵備抵呆帳或認列呆帳損失的年度及應取具的文件亦有不同。舉例而言，債務人為臺灣境內的營利事業，因債務人倒閉逃匿導致債權一部或全部不能收回時，應取具郵政事業「無法送達」的存證函，該存證函應書寫債務人於催收日在主管機關依法登記之確實營業地址，如債務人另有確實營業地址者，應提出證明文件，並以存證函「退回當年度」為呆帳損失列報年度。至於債務人無倒閉、逃匿、重整、和解或破產之宣告等原因，僅因債權逾2年經催收而未能收取本金或利息者，則應取具郵政事業「已送達」的存證函、以拒收或人已亡故為由退回的存證函或向法院訴追的催收證明，並以存證函或催收證明的「送達年度」為呆帳損失列報年度。
營利事業因呆帳發生原因不同，適用時應有所區別，營利事業在檢視無法收回債權，於列報呆帳損失時，應注意其適用情形並準備相關證明文件，以維護自身權益。